La mayoría de las universidades o instituciones que ofrecen educación continua cuentan con un portafolio de productos (cursos, diplomados, talleres, certificaciones o seminarios), con los cuales busca alcanzar sus objetivos de grupos, alumnos y ventas. 
Cada uno de estos productos generan una estructura de costos fijos y, por lo tanto, también tienen su propio punto de equilibrio. 

Asumiendo que toda la oferta académica tiene suficiente demanda, además de ser atractiva y competitiva, el principal reto al que se enfrentan las organizaciones de educación continua es cómo incrementar la rentabilidad de cada programa disponible.

Esto se logra al conseguir que un elevado número de cursos logren no solo abrirse, si no hacerlo con una cantidad de alumnos significativamente superior a la de su punto de equilibrio.

¿Cuál es la tasa de apertura en cursos de educación continua?

La tasa de apertura es el porcentaje de programas que logran aperturarse del total de la oferta programada para ser promovida dentro de un periodo de tiempo definido.

Aún cuando lo ideal es que los cursos abran sólo si superan su punto de equilibrio, algunas organizaciones pudieran estar dispuestas a aperturar cursos por debajo de este punto.

Es importante reconocer que los criterios para medir la tasa de apertura y para decidir cuándo aperturar o no un curso, depende de las prioridades y decisiones propias de cada institución educativa.

La importancia de la tasa de apertura

Debido a que cada producto ofertado está acompañado de una estructura de costos fijos, el no llegar a la meta de aperturas representa un retorno sobre inversión negativo para la organización.

Esto se debe a que todo esfuerzo para conseguir prospectos y alumnos (prospección, publicidad o ventas) son gastos que no vienen acompañados de un ingreso.

Cuando un programa no se logra aperturar, además de tener un ROI negativo en ese programa particular, también baja el rendimiento y retorno sobre inversión de toda la unidad de negocio.

La rentabilidad en educación continua

Para hablar de rentabilidad dentro de la unidad de educación continua, debemos diferenciar entre rentabilidad operativa y rentabilidad comercial.

Rentabilidad operativa
Cada vez que una organización de educación continua promueve su oferta educativa tienen como objetivo alcanzar su meta de aperturas (cuántos cursos se abren del total de cursos ofrecidos) e inscribir a la mayor cantidad de alumnos posibles en cada curso.

Una vez alcanzados dichos objetivos y después de cubrir los costos fijos de la oferta académica, la contribución marginal de cada alumno es muy elevada.

Contribución marginal = El porcentaje (%) del pago realizado por
cada alumno que se convierte en utilidad

Rentabilidad comercial
Por otro lado, cada oferta programada y promovida a través de esfuerzos de marketing y ventas involucra costos (campañas de publicidad, presupuesto en medios, fuerza de ventas, etc.). De no aperturarse la mayor cantidad de programas programados, la inversión realizada no obtiene un retorno, sino pérdidas o un ROI negativo.

Cómo gestionar el porcentaje de apertura de la oferta académica

Para gestionar correctamente el porcentaje de aperturas de la oferta académica en educación continua, hay que cuidar los siguientes puntos:

Tener una planeación de la prospección

Previo al lanzamiento de cada programa es necesario establecer cuál será la meta de alumnos a inscribir por cada curso y canal de prospección. Esto se hace considerando datos históricos, benchmarks y el porcentaje de conversión de prospectos que se convierten en alumnos.

Sin una planeación adecuada en donde solo se ejecute y gaste en campañas, las probabilidades para gestionar el porcentaje de cursos que se aperturen y el desempeño de cada uno de ellos será muy bajo.

Promocionar la oferta con el tiempo adecuado

Cada curso debe empezar a promocionarse con el tiempo óptimo. Si iniciamos con mucha anticipación, corremos el riesgo de generar leads que se enfríen por sentir muy lejana la fecha de inicio del curso. Por otro lado, promocionando con muy poco tiempo de anticipación puede generar ansiedad y presión por tener que tomar una decisión precipitada.

Cuándo iniciar a promocionar la oferta académica depende de múltiples factores, entre ellos:
      • El posicionamiento de la marca
      • El precio del producto
      • El mercado meta
      • El contar o no con una base de interesados de campañas previas

Tener controles en tiempo real

Dando un seguimiento disciplinado al plan general de la oferta académica y al plan de ejecución por programa le permitirá al equipo saber qué es lo que está ocurriendo y en cuáles programas o canales enfocarse.

Algunos indicadores a monitorear son:
      • % de avance de prospectos vs meta de prospectos
      • Meta de conversión de prospectos a alumnos inscritos
      • % de avance de alumnos inscritos vs meta de alumnos inscritos

Por último, es importante mencionar que aunque existe la posibilidad de que los prospectos captados en cursos que no se aperturaron puedan generar una inscripción en el futuro, las organizaciones de educación continua deben buscar tener el mejor desempeño en el presente.